Tipuri de acte tipizate: cum alegi ce ti se potriveste

0
60

Tipizatele au rolul de a usura munca in diverse domenii de activitate. Formularele completate partial cu anumite informatii ajuta la sistematizarea operatiunilor zilnice si la centralizarea mai usoara a acestora pe diferite perioade pentru arhiva, bilant si alte verificari necesare. In functie de specificul activitatii pe care o desfasori va trebui sa alegi unul sau mai multe tipuri de acte tipizate. Iata cateva exemple pentru diferite domenii de activitate.

Comert

Chitanta si factura sunt doua dintre cele mai utilizate tipuri de documente tipizate. In lipsa unui act dinainte completat cu anumite informatii ar fi trebuit sa scrii de la 0, de fiecare data, nu doar datele cu privire la cumparator, marfa tranzactionata, transport, data si semnaturi.

Gandeste-te ca ai avea in fata o coala A4 alba si ar trebui sa completezi totul cu scris de mana. Se intelege ca ar fi vorba de o munca de Sisif. In plus, pentru evidentele contabile ar fi un cosmar sa ai sute sau mii de documente total diferite. Iata de ce este important sa ai la dispozitie setul de tipizate potrivit.

Formularele standardizate se actualizeaza frecvent conform indicatiilor legislatiei in vigoare. Pentru a reduce din informatiile pe care trebuie sa le inscrii de fiecare data poti comanda din tipografie facturi cu datele firmei tale deja completate.

Facturile sunt disponibile in variante A4 sau A5 si se livreaza in seturi de cate 3 exemplare: alb pentru client, verde pentru contabilitate si roz ce se pastreaza la cotor pentru control.Principiul este valabil si pentru chitantiere sau avize de insotire a marfii: cu cat sunt mai putine informatii de completat, cu atat este mai mic efortul contabil.

Transporturi

Pentru a se desfasura in legalitate, orice transport de marfuri sau persoane trebuie sa fie insotit de o serie de documente. Acestea se refera atat la sofer, cat si la gestionari, bunuri si persoane de transportat.

Daca activezi in domeniul transporturilor, caietul cu foi de parcurs reprezinta unul dintre cele mai importante documente tipizate pentru compania ta si nu poate lipsi din torpedoul unui sofer profesionist. In functie de traseu, foile de parcurs pot fi adaptate la legislatia tarii noastre sau la cea internationala.

Pentru soferii profesionisti este in vigoare Conventia privind contractul de transport rutier international de marfuri (CMR). Tipizatul CMR este o scrisoare de transport international, completabila in 5 exemplare: rosu pentru expeditor, albastru pentru destinatar, verde pentru transportator si negru pentru proceduri administrative. Insusi faptul ce tipizatele sunt autocopiative si personalizate reprezinta un real ajutor in completarea documentatiei si reducerea timpilor de transport.

Industria ospitalitatii

In domeniul HoReCa exista atat tipizate comune mai multor sectoare de activitate, cat si documente specifice.

Din cele comune fac parte condica de prezenta, ordinul de deplasare, fisele de instruire privind securitatea, sanatatea in munca si situatiile de urgenta, registre de intrare-iesire, note de intrare si receptie (NIR), fisa de magazie, documente de casierie, inventar, monetar si facturi.

Intre tipizatele pe care le vei regasi doar in industria ospitalitatii sunt fisele de cazare si nota de plata.

Sistemul medical

In domeniul sanitar intalnim o serie de documente tipizate menite sa usureze munca personalului medical si auxiliar. Fisele de consultatii si tratament, adeverintele si certificatele medicale, buletinele de analize, retetele prescrise, biletele de internare si iesire din spital, scrisorile medicale, avizele epidemiologice, carnetele de vaccinari, registrele de evidenta, biletele de trimitere si diverse centralizatoare sunt doar cateva exemple de documente tipizate de care ai nevoie daca activezi intr-o unitate cu specific medical.

Alegerea modelelor de tipizate depinde in primul rand de domeniul in care iti desfasori activitatea. Primul si cel mai important aspect este actualizarea informatiilor precompletate conform legislatiei in vigoare. O documentatie completa si actualizata corect iti aduce mai multa liniste in eventualitatea unor controale din partea superiorilor sau a autoritatilor.

LĂSAȚI UN MESAJ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Acest site folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.