Riscurile la care te expui atunci cand iti arhivezi documentele in sediul propriu

0
161

Conform legii, atat business-urile mici, cat si cele mari au obligatia de a pastra in siguranta documentele pe o perioada ce variaza intre 5 si 100 de ani. De asemenea, acestea trebuie sa dispuna de o arhiva special amenajata astfel incat sa fie protejate impotriva factorilor externi ce le pot degrada in timp. Insa nu oricum, ci sub supravegherea unui personal specializat in gestionarea arhivelor.

Pentru a evita orice sanctiune din partea legii, poti opta pentru una dintre cele doua variante: fie iti amenajezi propriul spatiu pentru depozitare, fie apelezi la servicii de arhivare documente, acreditate de Arhiva Nationala. In cazul acesta, cea de-a doua varianta este cea mai sigura si mai putin costisitoare. Daca documentele sunt depozitate necorespunzator, sanctiunea prevazuta in urma degradarii acestora este colosala.

Iata care sunt riscurile la care te expui atunci cand iti arhivezi documentele in sediul propriu!

1.Costuri semnificative investite in crearea spatiului propriu pentru depozitarea documentelor

Daca vei alege sa arhivezi documente intr-un spatiu propriu, atunci fara doar si poate vei fi nevoit sa investesti un buget considerabil in infrastructura. Mai mult decat, pentru ca nu exista norme destul de specifice in ceea ce priveste depozitarea, poti risca distrugerea documentelor.

Principalele investitii pentru crearea unui astfel de spatiu sunt:

  • Construirea propriu-zisa a incaperii pentru depozitare documente;

  • Instalarea sistemelor specializate pentru prevenirea incendiilor;

  • Achizitionarea sistemelor antifurt;

  • Resurse umane dedicate acestei activitati.

2.Resurse financiare consumate in cazul pierderii sau degradarii documentelor

Un management al arhivarii defectuos poate conduce la pierderea sau degradarea unor documente importante. In cazul acesta, legea impune refacerea tuturor actelor afectate. Procesul de refacere implica timp si resurse financiare considerabile, iar in unele cazuri chiar intreruperea intregii activitati a companiei.

3.Timp irosit in cautarea documentelor necesare

Studiile arata ca un angajat petrece aproximativ 2 ore saptamanal in cautarea documentelor necesare. Pe langa arhivarea propriu-zisa, actele necesita implementarea unor sisteme sigure de depozitare si etichetare. Daca un document nu este gasit in timp util, poate atrage dupa sine efecte negative, precum afectarea imaginii companiei.

4.Expunerea documentelor la factori care le pot degrada

Documentele disponibile in format fizic si depozitate in arhiva sunt predispuse la procesul natural de degradare. Mai mult de atat, daca sunt arhivate intr-un spatiu mai putin accesat, degradarea fizica este accelerata.

Principalii factori care conduc la degradarea documentelor sunt:

  • Umditatea;

  • Praful;

  • Razele soarelui;

  • Schimbarile bruste de temperatura;

  • Rozatoarele.

De ce sa alegi o firma de servicii arhivare documente

O companie acreditata, cu o experienta vasta in domeniul arhivarii documentelor va sti intotdeauna cum sa minimalizeze costurile si cum sa elimine riscurile degradarii sau pierderii. De asemenea, dispune de personal specializat in gestionarea arhivei si ofera clientilor posibilitatea de a investi timpul pe care in mod l-ar fi irosit cu arhivarea documentelor, in alte activitati profitabile.

Asadar, Solutii Arhiva, firma acreditata in gestionarea si arhivarea documentelor atat fizica, cat si electronica, dispune de cele mai performante sisteme de depozitare si arhivare.

LĂSAȚI UN MESAJ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.