Departamentul de contabilitate are o importanta deosebita in orice firma. In cadrul acestui departament se gestioneaza partea financiara a unei afaceri. Modul de functionare a departamentului de contabilitate influenteaza semnificativ succesul unei companii. Cu alte cuvinte, operatiunile contabile realizate necorespunzator sau prea lent au consecinte asupra afacerii si pot provoca pierderi insemnate. Pe de alta parte, o buna gestiune a procedurilor contabile asigura atingerea obiectivelor.
Prin urmare, antreprenorul are responsabilitatea de-a monitoriza activitatile financiare si de-a interveni in modul de functionare a departamentului de contabilitate. Iata care sunt modurile prin care poti gestiona cu succes contabilitatea afacerii tale.
2.Asigura o buna colaborare intre departamente!
Operatiunile efectuate pe hartie si miile de calcule sunt de domeniul trecutului. Munca manuala este consumatoare de timp, costisitoare si reduce productivitatea personalului. In conditiile in care se lucreaza clasic, extinderea afacerii impune marirea echipei, deci si costuri mai mari. Mai mult decat atat, munca manuala poate genera erori umane, iar atunci cand vine vorba de cifre, greselile costa mult.
Automatizarea afacerii prin softuri special create pentru departamentul de contabilitate, cum ar fi ERP contabilitate, eficientizeaza procesul de lucru. Acestea genereaza automat rapoarte, bilanturi, declaratii, efectueaza calcule si documente contabile.
Un astfel de soft salveaza timp pentru alte taskuri ale contabililor, necesita costuri mici si organizeaza mai bine informatia. Automatizarea operatiunilor contabile iti permite sa gasesti rapid un anumit document, in loc sa-l cauti prin zecile de dosare. De asemenea, inteligenta artificiala nu produce erori.
3.Asigura o buna colaborare intre departamente!
Colaborarea intre departamentul de contabilitate si restul departamentelor este esentiala, deoarece aceasta nu poate functiona de una singura. Preluarea informatiilor in mod clasic, prin distribuirea manuala sau prin e-mail a unor documente/date, este consumatoare de timp.
In schimb, exista softuri bazate pe tehnologia cloud care integreaza toate departamentele si permit schimbul de informatii in timp real intre acestea. In prezent, sistemele ERP sunt cele mai utilizate in vederea unei bune colaborari intre departamente, dar pentru multe alte obiective, inclusiv in scop contabil.
4.Asigura-le training angajatilor!
Utilizarea unor platforme speciale necesita sesiuni de training, astfel incat contabilii sa se poata adapta la efectuarea operatiunilor in mediul digital. Pentru a le forma unele abilitati angajatilor si a creste performanta acestora, sunt necesare traininguri regulate.
Exista mai multe tipuri de training, cum ar fi seminare in-house, cross-training, conferinte externe. Spre exemplu, cross-trainingul este un tip de training necesar, deoarece in cazul in care un angajat lipseste, altul ii poate indeplini cu succes task-urile.
5.Organizeaza activitati de team-building!
Team-building, dupa cum ii spune si numele, reprezinta un ansamblu de activitati care au rolul de a consolida echipa. Activitatile de team-building au loc intr-un alt cadru decat cel profesional. Aceste intalniri ajuta evaluarea personalului per ansamblu, dar si a fiecarui angajat, au rolul de-a monitoriza si a imbunatati lucrul in echipa, nivelul de comunicare dintre angajati si spiritul responsabilitatii. Mai mult decat atat, sunt reuniuni distractive, alunga tensiunile si reincarca bateriile angajatilor.
Activitatile de team-building pot fi reprezentate de jocuri de imaginatie care necesita rezolvarea unor probleme, jocuri de echipa sau exercitii individuale. La finalul acestora, trebuie sa se observe o crestere a motivatiei si o evolutie a personalului.
4.Stabileste politici contabile!
Lipsa unor reguli si a disciplinei in departamentul de contabilitate poate avea consecinte asupra fluxului de numerar. Angajatii trebuie sa gestioneze tranzactiile in functie de reguli specifice. Spre exemplu, platile trebuie sa respecte un anumit deadline, iar clientii trebuie sa primeasca notificari cu privire la termenele limita de plata, pentru a evita facturile scadente. In acest mod, fluxul de numerar va fi administrat corespunzator.
In concluzie, un antreprenor trebuie sa se implice activ in administrarea departamentului de contabilitate, astfel incat firma sa se mentina pe o panta ascendenta din punct de vedere financiar.